SISTEMA DE IDEAS EN LA MEJORA CONTINUA

Sistema de ideas en la mejora continua

El Sistema de ideas en la Mejora Continua, no es solo un buzón de sugerencias. Todas esas ideas deben de tener un tratamiento especial para ser implementadas.

El primer registro que se tiene de un buzón de ideas o sugerencias, fue en 1770 con la marina de Inglaterra. Ellos se dieron cuenta que las personas tenían información valiosa para hacer mejoras. Cientos de años después, más empresas inglesas y norteamericanas colocaron sus buzones de sugerencias, incluyendo Ford.

De Ford, Toyota adoptó el buzón y lo que hizo fue implementar un SISTEMA dentro de su método, o Cultura Kaizen. Crearon el Sistema de ideas en la Mejora Continua.

La gente está en contacto con las ideas que proponen.

La filosofía Kaizen se basa en la batalla diaria contra el desperdicio. Kaizen implica un cambio de actitud del personal de la empresa. Se trata de incentivar este cambio de actitud hacia la Mejora Continua, utilizando las capacidades e ideas de todo el personal con el objetivo de llevar a la empresa al éxito.

Algunos detonadores para el Sistema de Ideas en la Mejora Continua:

En muchas empresas tienen buzón de sugerencias, pero no le dan importancia o no las implementan como un SISTEMA. Es trascendente que no solo tengas un buzón de sugerencias, sino que tengas una metodología para tratarlas y que tu empresa tenga mejore resultados.

Las siguientes 7 preguntas son detonadoras para las bases de in Sistema para las ideas o sugerencias en la Mejora Continua:

¿Por qué queremos que la gente aporte ideas?
¿Qué tipo de ideas estamos buscando?
¿Quién puede enviar una idea?
¿Como se enviarán las ideas?
¿Cómo se evalúa la idea?
¿Qué pasa cuando la idea es aceptada?
¿Qué pasa con las ideas que no van con la filosofía de la organización?

Por otra parte, es vital promover en la organización que cualquier persona pueda dar una idea o sugerencia de mejora. Para eso lo primero que hay que hacer es definir claramente lo qué es una sugerencia de mejora:

Es una idea que mejora o hace más simple un procedimiento de trabajo y como consecuencia se obtiene una reducción de costo.

La idea o sugerencia debe dejar claro en qué se cambia o se modifica algo, por lo que para ello debe acotarse la situación inicial y la final pretendida.

Algunos filtros para definir por dónde deben ir al sugerencias o ideas son:

Mejora del algún proceso.
Incremento de la calidad del producto.
Aprovechamiento de material en ciclo productivo.
Eliminación de desperdicios.

Hay que tener especial cuidado con las ideas que tienen que ver con salarios, políticas de la empresa, nuevos procesos o máquina.

La gestión de las sugerencias, así como su recolección, evaluación, y posterior análisis deben estar definidos en PROCEDIMIENTOS y comunicado a todo el personal.

Evaluación de las Sugerencia e Ideas.

Para el análisis de las sugerencias se debe crear un comité de evaluación, formado por un responsable y por representantes de los procesos principales.

Su principal tarea debe ser:

Evaluar las sugerencias presentadas.
Validar cumplan con los requisitos para su evaluación.
Definir posibles implementaciones.
Hacer el seguimiento.

Las sugerencias deben ser respondidas y justificadas una a una, para que no se de la impresión de que dirección no hace caso a las propuestas del personal de la empresa.

Siempre retroalimenta al personal de una manera lógica y clara para que las personas aprendan cuáles son las ideas que agregan valor a la organización.

Implementa cada trimestre una premiación o reconocimientos a las personas que hicieron las mejores aportaciones.

Si puedes medir cuánto ahorro trajeron esas ideas a la organización es clave para generar enfoque en la cultura de la Mejora continua

Objetivos del Sistema de Ideas o Sugerencias:

Los objetivos principales de la implementación de un Sistema de Ideas o Sugerencia en la Mejora Continua, son compartidos transversalmente por toda la filosofía Kaizen, a continuación compartimos los más importantes: