OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS: REUNIONES EFICIENTES

OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS: REUNIONES EFICIENTES

Las reuniones laborales son indispensables para mejorar la comunicación, la colaboración, el flujo del trabajo, etc., pero ¿qué pasa cuando son excesivas?. Si hablamos de Optimización de Procesos, tener Reuniones Eficientes será indispensable.

Por una parte, la realidad es que las juntas son cada vez menos comunes y necesarias en las organizaciones. Las decisiones se tienen que tomar cada vez más rápido. Para ello, actualmente se usa mucho más la tecnología: Comunicación en grupos virtuales de trabajo, redes sociales, llamadas por teléfono, etc.

Pero por otro lado, siempre se requerirán de reuniones presenciales en el cotidiano para resolver cuestiones que requieren un enfoque específico: de urgencia, de enfoque, o bien, sólo de seguimiento.

Tener muchas reuniones, no significa mayor productividad. Como decía el consultor de negocios Peter Drucker:

Las reuniones son un síntoma de mala organización. Cuantas menos mejor.

¿Cómo tener buenas juntas? Optimización de Procesos: Reuniones Eficientes

Diferentes estudios demuestran que las reuniones son menos productivas y eficaces de lo que deberían.

Seguro que lo has experimentado en más de una ocasión, entras a una reunión que se alarga durante horas y, cuando sales, no solo has dejado de hacer un montón de tareas que tenías pendientes sino que, además, no has sacado ninguna conclusión de todo lo que se acaba de hablar.

Resultado: toda la gente sale con la impresión de haber perdido el tiempo.

Las buenas reuniones, empiezan a tiempo y terminan a tiempo. El respeto por el tiempo hace que las personas siempre mantengan atención y enfoque a lo que se tiene que hablar en el momento en que se tiene que hacer.

En nuestra experiencia, recomendamos que las reuniones no duren nunca más de 20 minutos. En ese tiempo tienes que:

Tener un cronómetro para nunca perder de vista el tiempo.
Elaborar previamente una agenda de los puntos a tratar.
Tratar solamente los puntos definidos en la agenda.
Asegurar la presencia de un directivo o alta gerencia (para las decisiones que dependan de ellos)
DOCUMENTARLAS: De la reunión tienen que salir tareas claras, responsable y fecha límite de cumplimiento.

Como un Tip de recomendación adicional para la Optimización de Procesos: Reuniones Eficientes.

Procura que las reuniones sean de pie y no sentados, es una manera de que las personas estén enfocadas y atentas a resolver.

Por otra parte, te compartimos un artículo muy interesante sobre Planeación Estratégica en las organizaciones. checalo AQUÍ.

Bibliografía: