LEAN OFFICE ¿POR QUÉ IMPLEMENTARLO?

LEAN OFFICE ¿POR QUÉ IMPLEMENTARLO?

Lean Office es la implementación de la Filosofía y el pensamiento Lean en áreas administrativas.

Logra hacer mucho más con los mismos recursos y enfocarse al cliente. Lean Office es claramente la apuesta por una organización administrativa más eficiente. Mejora los procesos y reduce los desperdicios.

Hasta hace poco tiempo, los sistemas Lean de Mejora Continua se habían aplicado exclusivamente en la producción industrial con resultados espectaculares: incremento de productividad y reducción de costos.

La mejora de procesos y servicios en áreas administrativas da un gran valor agregado a la empresa. El enfoque Lean abarca todas las áreas de la empresa. Se consigue una organización altamente productiva con mejoras significativas en todos los indicadores.

En definitiva, Lean Office es: hacer más en menos tiempo y con los recursos necesarios.

7 Razones para implementar Lean Office:

Serás más competitivo.
Mejorarás en lo inmediato los tiempos de respuesta.
La Calidad será enfocada al cliente y el personal y sus esfuerzos se orientarán a hacer las cosas mejor.
Mejora el ambiente laboral.
Elimina los Desperdicios.
Ganarás más dinero para invertir.
Saldrás de la zona de Confort y empezarás a notar resultados sorprendentes.

Los Desperdicios en áreas administrativas.

Lean Office ataca directamente lo que se llaman desperdicios. Y en las oficinas se manifiestan principalmente dos tipos de desperdicios:

1. Operativos:

Las personas: La organización no está estructurada y no hace uso adecuado de todos su potencial humano
Los procesos: Los procesos no llevan a los resultados esperados
La información: La información no es precisa o no llega a tiempo.
Los activos: Existe una incorrecta utilización del material y de la propiedad.

2. Organizativos:

El Enfoque: Cualquier colaborador no sabe o no entiende que tiene que mejorar para alcanzar los objetivos de la organización.
La estructura: Los procedimientos actuales no se orientan a la reducción de desperdicios.
La implicación: No existe la preparación que indique el camino de lo que debe hacerse y cómo debe hacerse.
La propiedad del trabajo: El colaborador no entiende ni se apropia de los procesos y los resultados.

¿Cómo se implementa Lean Office?

Lo primero es implicar a la Dirección y al personal en la planificación de cómo se va a implementar la herramienta. Tienen que apropiarse la herramienta y construir desde ahí.

Los esfuerzos de la implementación van dirigidos hacia el Cliente, se analizan los procesos y se mapean para identificar todas aquellas actividades que NO agregan valor.

Posteriormente, se realizan tareas para ELIMINAR todas las acciones que son desperdicios, lo que reduce de inmediato tiempos de respuestas, incrementa la calidad y satisface directamente a nuestros clientes.

Finalmente se estandarizan los procesos nuevos tomando como referencia las mejores prácticas administrativas Lean y se implementa la Mejora Continua para que sea un proceso que se revise de vez en cuando para siempre hacer mejoras.

Bibliografía: