EL ENFOQUE A PROCESOS

En ésta ocasión, queremos compartirte una valiosa reflexión entorno al Enfoque a Procesos, una poderosísima manera de obtener resultados en cualquier tipo de organización.

Aunque no lo creas, el significado que tienen las palabras en la mente de las personas tiene un gran impacto en la realidad de cómo se hacen las cosas en el día a día.

La manera en cómo las personas entendemos el funcionamiento de la organización, es la pieza clave para lograr los cambios más significativos a la hora de implementar cualquier tipo de herramienta.

«Si no sabes describir como un proceso lo que haces, no sabes lo que estás haciendo» Edward Deming.

Tipos de Enfoque en las Organizaciones:

Principalmente, hay dos tipos de enfoques presentes en la mayoría de las organizaciones.

Enfoque a Departamentos
Enfoque a Procesos

Cuando hablamos de un enfoque a departamentos o “Castillos” (Departamento de Ventas, Departamento de Producción, etc) La connotación en sí misma de la palabra, da la noción que están aislados. Cuando se presenta un problema se generar una lógica de “Aventarse la culpa” quedando en el último nivel de importancia el cliente.

El Enfoque a Procesos mejora los resultados, ya que no hay departamentos. Todas las áreas se denominan como procesos. La palabra proceso, si misma denota a algo que fluye, tiene un secuencia lógica.

¿Qué es un Proceso?

Puede definirse como: «conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados». Estas actividades requieren la asignación de recursos tales como personal y materiales.

Cada proceso tiene clientes y otras partes interesadas (quienes pueden ser internos o externos a la organización) que son afectados por el proceso y quienes definen los resultados requeridos de acuerdo con sus necesidades.

Todos los procesos deberían estar alineados con los objetivos de la organización y diseñarse para generar valor. Normalmente, los objetivos y metas son definidos en la Planeación Estratégica de la empresa.

En un proceso, todo está continuamente fluyendo sin detenerse.

El Enfoque a Procesos.

El Enfoque a Procesos elimina las «barreras» entre las diferentes áreas y unifica sus enfoques hacia las metas y objetivos de la organización. Elimina la política tradicional de trincheras o departamentos.

Toda organización tiene como propósito identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes (Internos y Externos), lo que permite lograr una ventaja competitiva.

Pero, para funcionar de manera eficaz y eficiente, tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí.

Es decir, tiene que Mejorar sus Procesos: Productivos y Administrativos.

Una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir la transformación de entradas (inputs) en salidas (outputs), se puede considerar como un proceso. Frecuentemente la salida de un proceso constituye directamente la entrada del siguiente proceso.

Características del Enfoque a Procesos:

Hace que la atención se centro en EL CLIENTE, tanto interno como externo.
Es un catalizador para generar una cultura organizacional de resolución de problemas, ya que sin importar el lugar en el proceso donde surge un problema, todos los colaboradores entienden que la prioridad es RESOLVER para satisfacer su próximo cliente interno, y por ende, satisfacer al cliente final.
Permite a las organizaciones ordenar y gestionar la forma en que las actividades de trabajo van generando un valor para el cliente.
Repercute positivamente en las capacidades de la organización, y su capacidad para adaptarse al exigente y cambiante mercado.

Si quieres mejorar los resultados y la comunicación dentro de tu organización:

Analiza que todos los procesos están conectados, no aislados.
Elimina la palabra departamentos, y cámbiala por la palabra PROCESOS.
Asegura que los colaboradores entiendan cuáles son los resultados que se esperan de ellos y su área dentro del proceso.
Revisa las políticas, formatos y especificaciones. Asegúrate que sean claras y entendible para todos los colaboradores.

Bibliografía: