Preguntar “¿cómo puedo ayudar?” puede mejorar la productividad al crear una cultura de compromiso dentro de la empresa para alcanzar resultados.

Como la mayoría de los líderes y directores de empresas deben saber, el trabajo en equipo es invaluable y nunca debe menospreciarse. Trabajar en equipo es fuente para colaboración, mejor desempeño y resultados. Por lo tanto, es normal que los líderes tengan disposición por ayudar a sus compañeros.

Pero estar dispuesto no es suficiente, y necesitamos que ellos se sientan cómodos para acercarse a pedir ayuda, mostrándonos dispuestos y accesibles.

Mejorar la Productividad con una sencilla pregunta de “¿cómo puedo ayudar?” causa en la compañía ese impacto de accesibilidad y confiaza de distintas maneras, aquí te comparto algunas de ellas:

Los Miembros del Equipo se Sienten Apoyados.

Siendo directos al acercarnos y preguntar cómo podemos ayudar durante reuniones personales o al revisar el progreso de un proyecto muestra más disposición a ayudar al equipo. Esto les da a los trabajadores la confianza para hablar sobre sus necesidades, lo cual los ayudará a sentirse más cómodos y contentos, levantando enormemente la moral de todo el equipo.

Fomenta Sentirse Valorado.

Mejorar tu Productividad con una Pregunta tan sencilla como la de cómo puedo ayudar no solo ayuda a quien se lo pregunta, sino también a los lideres, que a menudo tienen responsabilidades que pueden causar un sentimiento de desconexión con los empleados y su trabajo diario. Acercándote de esta manera, también te recuerdas a ti mismo el valor que aportas a la empresa. No solo les darás confianza a los trabajadores, sino que también incrementarás la propia.

Mejora las Habilidades de Comunicación

Preguntar cómo puedo ayudar en vez de decir que tu puerta está abierta genera respuestas totalmente distintas, brindando mayor claridad a la forma de pensar del equipo. Darles la oportunidad de que puedan preguntar, sin necesidad de que ellos se acerquen hace que los trabajadores se sientan más cómodos, pues en ocasiones necesitan ayuda, pero tienen miedo de pedirla por sentirse incapaces.

Abre Mayores Oportunidades

No por ser el líder significa que lo sabemos y podemos hacer todo. Hay proyectos que se llevan a cabo sin nosotros, porque pueden estar fuera de tu área de conocimiento o porque se consideran irrelevantes para tu posición. Tratar de involucrarte y ayudar, aún si no es esperado, puede propiciar nuevas oportunidades en el futuro que de otra manera nunca hubieran ocurrido.

Producen Mejores Resultados

Cuando trabajas solo en un proyecto, puedes llegar a estancarte o ver las opciones por horas sin saber como continuar. Y una manera de Mejorar tu Productividad es con una pregunta, ¿Cómo puedo ayudar? Te aseguro que te ayudará a que los proyectos fluyan mejor. Tomar la iniciativa para acercarte a ofrecer ayuda propicia el inicio de un diálogo para obtener mejores soluciones a las que se tenían, y un trabajo de mayor calidad.

Así que si quieres Mejorar tu Porductividad con una pregunta ahora ya sábes cual es ¿Cómo puedo Ayudar? Y de esta manera iniciar un diálogo con tus colaboradores para que sirvas de un mejor apoyo.

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Durante años, hemos implementado exitosamente la filosofía Lean en cientos de organizaciones. Últimamente, se ha puesto especial interés a nivel mundial en enfocar esfuerzos para implementarla al sector de la Construcción. Nosotros te hablaremos un poco de nuestra experiencia como Asesores en Lean Construction.

Lean Construction garantiza que un proyecto se realice rápidamente y se tengan costos más bajos durante todo proceso de construcción.

A nivel mundial, el uso de la construcción con enfoque Lean aumenta la productividad y la calidad notoriamente.

La construcción enfocada en Lean tiene como objetivo: maximizar el valor y minimizar los costos involucrados durante el mantenimiento, diseño, planificación y entrega del proyecto de construcción.

Los principios de diseño en Lean Construction, conducen a que una empresa de este giro sea altamente rentable y flexible.

Originalmente, pareciera que la filosofía Lean se enfoca solo a líneas de producción o de ensamble de manufactura. Pero a lo largo de los años, se ha implementado en diferentes sectores, adecuando la metodología para obtener los mismos beneficios.

Tal es el caso de Lean Office, y como ahora: Lean Construction. Donde la clave está en la Mejora de los Procesos.

Beneficios de Lean Construction:

Los resultados obtenidos impactan directamente a todos los involucrados en el proceso de construcción. Esto es: desde los propietarios de la obra, hasta los clientes finales que usarán la instalación que se está construyendo.

Por ejemplo, Los inquilinos que viven en un edificio construido bajo un enfoque de diseño Lean, en comparación con un enfoque tradicional, obtienen ahorros significativos en los costos de alquiler.

Esto se debe a que los gastos y el punto de equilibrio para la recuperación de la inversión son más bajos al implementarse el enfoque de diseño esbelto.

Para mantenerse competitivos y rentables, los equipos de construcción necesitan encontrar formas de maximizar el valor y la eficiencia y minimizar el desperdicio, o esencialmente: hacer más con menos.

La aplicación de los principios de gestión de la construcción Lean a un proyecto es una forma de desafiar los procesos antiguos de construcción establecidos, y a evaluar continuamente formas de eliminar el desperdicio y las ineficiencias para lograr:

• Incremento de la Productividad.
• Mucho mayor Calidad.
• Ejecución avanzada: se «apagan muchos menos fuegos»
• Funcionamiento más suave: flujos continuos mejorados.
• Costos operativos menores.

Como Asesores en Lean Construction, hemos sido testigos que la metodología logra unos resultados sorprendentes.

En la mayoría de los casos, se trata solo de romper el paradigma de hacer las cosas de una manera diferente a la que se han hecho siempre.

La Colaboración es Fundamental.

Lean Construction depende en gran medida de la colaboración de todo el equipo, de todas las partes involucradas.

Administrar un proyecto de Lean Construction, implica incluir y capacitar a todos los equipos para que contribuyan al proceso de mejora continua, a través de una resolución de problemas estrecha y colaborativa.

Cuando los propietarios o dueños de la obra saben que su visión es la médula de cada decisión que se toma sobre el proyecto, la velocidad a la que se resuelven los problemas aumenta significativamente.

La toma de decisiones y las contribuciones están descentralizadas, lo que permite que el proyecto avance más rápidamente hacia el cierre.

Un equipo de proyecto que puede resolver rápidamente cualquier obstáculo, tiene una mejor oportunidad de cumplir con el cronograma y seguir el presupuesto.

Como Asesores en Lean Construction, sabemos que todos estos factores conducen a un propietario muy feliz y, para los involucrados en el proyecto significa: más contratos, trabajo y ganancias.

Elimina los Desperdicios:

La eliminación de los desperdicios impacta directamente en la eficiencia general del proyecto.

De hecho, un estudio realizado por el Dr. Roger Liska, del Departamento de Ciencia y Gestión de la Construcción de la Universidad de Clemson, mostró que el trabajador de la construcción promedio está operando con una eficiencia aproximada del 40%.

La pérdida de productividad restante se atribuye en gran medida a algún tipo de desperdicio en el proceso, por ejemplo:

• 20% se pierde al esperar materiales, equipos o información.
• Otro 20% de la productividad se pierde como resultado de procesos ineficientes o un diseño deficiente de los sistemas.
• 15% debido a la mala programación de los trabajadores, ya sea que trabajen en un área congestionada o el área o el espacio no esté disponible.

La eliminación de los desperdicios en la construcción aumenta en un 55% la productividad, lo que genera un ahorro económico sorprendente y los resultados en presupuestos y tiempos, ni se diga.

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Lean Construction en México es una nueva filosofía orientada hacia la administración en los proceso de la construcción. El objetivo primordial es la eliminación de las actividades que no agregan valor, es decir los DESPERDICIOS.

El sector de la Construcción es de vital importancia para el pulso económico de cualquier país, denota crecimiento, estabilidad y desarrollo. A pesar de su importancia, los problemas que se manifiestan en la construcción son bien conocidos: baja productividad, mala calidad, altos índices de accidentes, incumplimiento de plazos de entrega y presupuestos, entre otros.

Se estima que en la industria de la construcción, el nivel de desperdicios es de un 57%.

Lean Construction en México, sigue los principios de la filosofía Toyota implementada originalmente en la industria Automotriz.

El ingeniero de Toyota, Taiichi Ohno es considerado el padre del Sistema de Producción Toyota, que sería conocido en el mundo entero como sistema de Producción sin Desperdicio (Lean Production o Lean Manufacturing) a fines de los años 80.

La construcción es en esencia: el diseño y montaje de objetos fijos en un lugar específico, y en consecuencia cumple las características de un sistema de producción dónde puede implementarse la Filosofía Lean.

El Enfoque a Procesos de Lean Construction.

La forma de transformar la construcción en un proceso “Lean” significa en primer lugar, incorporar el pensamiento con ENFOQUE A PROCESOS:

Imagina que todo el proceso de construcción es una cadena, y todos los eslabones son clientes interactuando entre sí. Se tiene que lograr sensibilizar a toda la cadena para eficientarla en su conjunto. Y eso solo sucede eliminando los Desperdicios y Agregando Valor a todo el proceso.

Para el diseño de un sistema Lean Construction que reduzca tiempo, esfuerzo y materiales que no agregan valor, es necesaria la colaboración de todos los participantes en el proyecto desde las primeras etapas:

• El propietario.
• Contratistas.
• Administradores de instalaciones y,
• El usuario final.

Las personas que trasforman la obra son el elemento más importante, pues ellos serán quienes garanticen que todo se realice en tiempo, en calidad y con los requerimientos que se establezcan desde la planeación.

El enfoque de Procesos quiere decir que si un proceso esta bien definido, logra satisfacer las expectativas del cliente (interno y externo). Lo más importante es mantenerlo estandarizado y estable, sin estas dos variables no se puede llegar una mejora continua.

Para el Enfoque de Procesos en Lean Construction es fundamental considerar:

1. Tener todos los objetivos claros para el desarrollo del proyecto, entendiendo los requerimientos del cliente.
2. Enfocarse en maximizar el desempeño para el cliente (interno y externo) a nivel de todo el proyecto.
3. Diseñar en forma simultánea tanto el producto como el proceso.
4. Aplicar controles de producción a lo largo del proyecto.

El cumplimiento de los puntos anteriores, garantiza establecer un marco de confianza y compromiso para todos los colaboradores que intervienen en todo el proceso de la obra: De inicio a fin.

La Filosofía Lean:

Lean se caracteriza por generar en las personas de un proceso una cultura de Agregar Valor y eliminar el desperdicio. La base es entender que debemos crear compromiso de todos los involucrados en el proceso.

El eje de todas las obras en construcción son LAS PERSONAS que la realizan. El principal desafío en este gremio es generar personas de Confianza Kaizen,

Los resultados de Lean Construction se reflejan en una disminución del costo, un aumento de la calidad y una reducción en el plazo de entrega de las construcciones, además del mayor valor ofrecido al cliente, considerando sus necesidades y valorando el impacto en la sociedad y en el medio ambiente.

5 Principios de Lean Construction

Como síntesis, éstos cinco principios resumen a grandes rasgos los pilares de Lean Construction:

1. El respeto por las personas.
2. La mejora continua.
3. Trabajar en base al enfoque de procesos y de Valor agregado.
4. Eliminación de desperdicios.
5. Optimizar el conjunto de la obra.

También te recomendamos leer:

• Reglas Avanzadas de la Filosofía Kaizen.

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El Sistema de ideas en la Mejora Continua, no es solo un buzón de sugerencias. Todas esas ideas deben de tener un tratamiento especial para ser implementadas.

El primer registro que se tiene de un buzón de ideas o sugerencias, fue en 1770 con la marina de Inglaterra. Ellos se dieron cuenta que las personas tenían información valiosa para hacer mejoras. Cientos de años después, más empresas inglesas y norteamericanas colocaron sus buzones de sugerencias, incluyendo Ford.

De Ford, Toyota adoptó el buzón y lo que hizo fue implementar un SISTEMA dentro de su método, o Cultura Kaizen. Crearon el Sistema de ideas en la Mejora Continua.

La gente está en contacto con las ideas que proponen.

La filosofía Kaizen se basa en la batalla diaria contra el desperdicio. Kaizen implica un cambio de actitud del personal de la empresa. Se trata de incentivar este cambio de actitud hacia la Mejora Continua, utilizando las capacidades e ideas de todo el personal con el objetivo de llevar a la empresa al éxito.

Algunos detonadores para el Sistema de Ideas en la Mejora Continua:

En muchas empresas tienen buzón de sugerencias, pero no le dan importancia o no las implementan como un SISTEMA. Es trascendente que no solo tengas un buzón de sugerencias, sino que tengas una metodología para tratarlas y que tu empresa tenga mejore resultados.

Las siguientes 7 preguntas son detonadoras para las bases de in Sistema para las ideas o sugerencias en la Mejora Continua:

1. ¿Por qué queremos que la gente aporte ideas?
2. ¿Qué tipo de ideas estamos buscando?
3. ¿Quién puede enviar una idea?
4. ¿Como se enviarán las ideas?
5. ¿Cómo se evalúa la idea?
6. ¿Qué pasa cuando la idea es aceptada?
7. ¿Qué pasa con las ideas que no van con la filosofía de la organización?

Por otra parte, es vital promover en la organización que cualquier persona pueda dar una idea o sugerencia de mejora. Para eso lo primero que hay que hacer es definir claramente lo qué es una sugerencia de mejora:

Es una idea que mejora o hace más simple un procedimiento de trabajo y como consecuencia se obtiene una reducción de costo.

La idea o sugerencia debe dejar claro en qué se cambia o se modifica algo, por lo que para ello debe acotarse la situación inicial y la final pretendida.

Algunos filtros para definir por dónde deben ir al sugerencias o ideas son:

• Mejora del algún proceso.
• Incremento de la calidad del producto.
• Aprovechamiento de material en ciclo productivo.
• Eliminación de desperdicios.

Hay que tener especial cuidado con las ideas que tienen que ver con salarios, políticas de la empresa, nuevos procesos o máquina.

La gestión de las sugerencias, así como su recolección, evaluación, y posterior análisis deben estar definidos en PROCEDIMIENTOS y comunicado a todo el personal.

Evaluación de las Sugerencia e Ideas.

Para el análisis de las sugerencias se debe crear un comité de evaluación, formado por un responsable y por representantes de los procesos principales.

Su principal tarea debe ser:

1. Evaluar las sugerencias presentadas.
2. Validar cumplan con los requisitos para su evaluación.
3. Definir posibles implementaciones.
4. Hacer el seguimiento.

Las sugerencias deben ser respondidas y justificadas una a una, para que no se de la impresión de que dirección no hace caso a las propuestas del personal de la empresa.

Siempre retroalimenta al personal de una manera lógica y clara para que las personas aprendan cuáles son las ideas que agregan valor a la organización.

Implementa cada trimestre una premiación o reconocimientos a las personas que hicieron las mejores aportaciones.

Si puedes medir cuánto ahorro trajeron esas ideas a la organización es clave para generar enfoque en la cultura de la Mejora continua

Objetivos del Sistema de Ideas o Sugerencias:

Los objetivos principales de la implementación de un Sistema de Ideas o Sugerencia en la Mejora Continua, son compartidos transversalmente por toda la filosofía Kaizen, a continuación compartimos los más importantes:

• Aumentar el nivel de calidad.
• Mejorar la satisfacción del cliente.
• Optimización y Mejora de los procesos en la empresa.
• Incrementar el desempeño de los equipos de trabajo.

Bibliografía:

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Las reuniones laborales son indispensables para mejorar la comunicación, la colaboración, el flujo del trabajo, etc., pero ¿qué pasa cuando son excesivas?. Si hablamos de Optimización de Procesos, tener Reuniones Eficientes será indispensable.

Por una parte, la realidad es que las juntas son cada vez menos comunes y necesarias en las organizaciones. Las decisiones se tienen que tomar cada vez más rápido. Para ello, actualmente se usa mucho más la tecnología: Comunicación en grupos virtuales de trabajo, redes sociales, llamadas por teléfono, etc.

Pero por otro lado, siempre se requerirán de reuniones presenciales en el cotidiano para resolver cuestiones que requieren un enfoque específico: de urgencia, de enfoque, o bien, sólo de seguimiento.

Tener muchas reuniones, no significa mayor productividad. Como decía el consultor de negocios Peter Drucker:

Las reuniones son un síntoma de mala organización. Cuantas menos mejor.

¿Cómo tener buenas juntas? Optimización de Procesos: Reuniones Eficientes

Diferentes estudios demuestran que las reuniones son menos productivas y eficaces de lo que deberían.

Seguro que lo has experimentado en más de una ocasión, entras a una reunión que se alarga durante horas y, cuando sales, no solo has dejado de hacer un montón de tareas que tenías pendientes sino que, además, no has sacado ninguna conclusión de todo lo que se acaba de hablar.

Resultado: toda la gente sale con la impresión de haber perdido el tiempo.

Las buenas reuniones, empiezan a tiempo y terminan a tiempo. El respeto por el tiempo hace que las personas siempre mantengan atención y enfoque a lo que se tiene que hablar en el momento en que se tiene que hacer.

En nuestra experiencia, recomendamos que las reuniones no duren nunca más de 20 minutos. En ese tiempo tienes que:

1. Tener un cronómetro para nunca perder de vista el tiempo.
2. Elaborar previamente una agenda de los puntos a tratar.
3. Tratar solamente los puntos definidos en la agenda.
4. Asegurar la presencia de un directivo o alta gerencia (para las decisiones que dependan de ellos)
5. DOCUMENTARLAS: De la reunión tienen que salir tareas claras, responsable y fecha límite de cumplimiento.

Como un Tip de recomendación adicional para la Optimización de Procesos: Reuniones Eficientes.

Procura que las reuniones sean de pie y no sentados, es una manera de que las personas estén enfocadas y atentas a resolver.

Por otra parte, te compartimos un artículo muy interesante sobre Planeación Estratégica en las organizaciones. checalo AQUÍ.

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La confianza es fundamental para el éxito. Si hablamos de Manufactura Esbelta: La Confianza Kaizen es uno de los pilares fundamentales para implementar cualquier herramienta de Mejora Continua.

Filosofía Kaizen

La filosofía Kaizen se basa en la batalla constante contra el desperdicio. Implica un cambio de actitud del personal de la empresa. Se trata de incentivar este cambio de actitud hacia la mejora, utilizando las capacidades de todo el personal con el objetivo constante de llevar a la empresa al éxito.

Un líder Kaizen trabaja incansablemente en ganarse con hechos la confianza se sus equipos y gente.

La idea principal de Kaizen es ir continuamente haciendo pequeñas mejoras que permitan nos acerquemos hacia la calidad y satisfacción del cliente. Estas mejoras no necesariamente deben ser soluciones técnicamente complicadas, o con uso de grandes tecnologías. Están enfocadas en los procesos que realizan las personas.

Confianza Kaizen:

Absolutamente nadie pone su atención en personas poco confiables. Normalmente, los síntomas de poca confiabilidad generan un sinnúmero de problemas que en un tiempo, serán un gran dolor de cabeza.

La falta de confianza, que por el enfoque a procesos de Mejora Continua la llamamos Confianza Kaizen, tiene diferentes síntomas. Aquí te mencionamos los que se manifiestan en los colaboradores de cualquier tipo de organización:

1. Incumplimiento de los compromisos.
2. No se interesan en dar el extra.
3. No son expertos en lo que hacen.
4. Desidia, y no buscan maneras de hacer más efectivas las cosas.
5. No eliminan los desperdicios.

La Confianza Kaizen no es un programa o un proyecto concreto dentro de la empresa, es algo más que un proyecto para reducir desperdicios o costos.  Es una filosofía de trabajo, y debe tenerse como un punto clave a trabajar en las tareas diarias del personal.

La Confianza Kaizen está presente en las Características de los Procesos de Clase Mundial.

Ideas de Oro para ganar Confianza en equipos de trabajo.

La Cultura Kaizen principalmente es una cuestión de ENFOQUE, es decir, concentración en lo que estás haciendo. A continuación te brindamos las ideas de Oro para ganar la Confianza en los equipos de trabajo:

• Siempre haz más por aquello por lo que te pagan.
• Busca como mejorar tu trabajo sin que tu jefe te lo indique.
• Ocúpate de genera más valor para tu organización.
• Enfócate en trabajar «cuando trabajas».

Gánate la confianza con hechos y verás que tu vida cambiará positivamente.

Te invitamos a leer también las Reglas Avanzadas de la Metodología Kaizen.

Bibliografía:

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Aunque no lo creas, el significado que tienen las palabras en la mente de las personas tiene un gran impacto en la realidad de cómo se hacen las cosas en el día a día.

La manera en cómo las personas entendemos el funcionamiento de la organización, es la pieza clave para lograr los cambios más significativos a la hora de implementar cualquier tipo de herramienta.

«Si no sabes describir como un proceso lo que haces, no sabes lo que estás haciendo» Edward Deming.

Tipos de Enfoque en las Organizaciones:

Principalmente, hay dos tipos de enfoques presentes en la mayoría de las organizaciones.

1. Enfoque a Departamentos
2. Enfoque a Procesos

Cuando hablamos de un enfoque a departamentos o “Castillos” (Departamento de Ventas, Departamento de Producción, etc) La connotación en sí misma de la palabra, da la noción que están aislados. Cuando se presenta un problema se generar una lógica de “Aventarse la culpa” quedando en el último nivel de importancia el cliente.

El Enfoque a Procesos mejora los resultados, ya que no hay departamentos. Todas las áreas se denominan como procesos. La palabra proceso, si misma denota a algo que fluye, tiene un secuencia lógica.

¿Qué es un Proceso?

Puede definirse como: «conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados». Estas actividades requieren la asignación de recursos tales como personal y materiales.

Cada proceso tiene clientes y otras partes interesadas (quienes pueden ser internos o externos a la organización) que son afectados por el proceso y quienes definen los resultados requeridos de acuerdo con sus necesidades.

Todos los procesos deberían estar alineados con los objetivos de la organización y diseñarse para generar valor. Normalmente, los objetivos y metas son definidos en la Planeación Estratégica de la empresa.

En un proceso, todo está continuamente fluyendo sin detenerse.

El Enfoque a Procesos.

El Enfoque a Procesos elimina las «barreras» entre las diferentes áreas y unifica sus enfoques hacia las metas y objetivos de la organización. Elimina la política tradicional de trincheras o departamentos.

Toda organización tiene como propósito identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes (Internos y Externos), lo que permite lograr una ventaja competitiva.

Pero, para funcionar de manera eficaz y eficiente, tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí.

Es decir, tiene que Mejorar sus Procesos: Productivos y Administrativos.

Una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir la transformación de entradas (inputs) en salidas (outputs), se puede considerar como un proceso. Frecuentemente la salida de un proceso constituye directamente la entrada del siguiente proceso.

Características del Enfoque a Procesos:

• Hace que la atención se centro en EL CLIENTE, tanto interno como externo.
• Es un catalizador para generar una cultura organizacional de resolución de problemas, ya que sin importar el lugar en el proceso donde surge un problema, todos los colaboradores entienden que la prioridad es RESOLVER para satisfacer su próximo cliente interno, y por ende, satisfacer al cliente final.
• Permite a las organizaciones ordenar y gestionar la forma en que las actividades de trabajo van generando un valor para el cliente.
• Repercute positivamente en las capacidades de la organización, y su capacidad para adaptarse al exigente y cambiante mercado.

Si quieres mejorar los resultados y la comunicación dentro de tu organización:

1. Analiza que todos los procesos están conectados, no aislados.
2. Elimina la palabra departamentos, y cámbiala por la palabra PROCESOS.
3. Asegura que los colaboradores entiendan cuáles son los resultados que se esperan de ellos y su área dentro del proceso.
4. Revisa las políticas, formatos y especificaciones. Asegúrate que sean claras y entendible para todos los colaboradores.

Bibliografía:

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Lean Office es la implementación de la Filosofía y el pensamiento Lean en áreas administrativas.

Logra hacer mucho más con los mismos recursos y enfocarse al cliente. Lean Office es claramente la apuesta por una organización administrativa más eficiente. Mejora los procesos y reduce los desperdicios.

Hasta hace poco tiempo, los sistemas Lean de Mejora Continua se habían aplicado exclusivamente en la producción industrial con resultados espectaculares: incremento de productividad y reducción de costos.

La mejora de procesos y servicios en áreas administrativas da un gran valor agregado a la empresa. El enfoque Lean abarca todas las áreas de la empresa. Se consigue una organización altamente productiva con mejoras significativas en todos los indicadores.

En definitiva, Lean Office es: hacer más en menos tiempo y con los recursos necesarios.

7 Razones para implementar Lean Office:

1. Serás más competitivo.
2. Mejorarás en lo inmediato los tiempos de respuesta.
3. La Calidad será enfocada al cliente y el personal y sus esfuerzos se orientarán a hacer las cosas mejor.
4. Mejora el ambiente laboral.
5. Elimina los Desperdicios.
6. Ganarás más dinero para invertir.
7. Saldrás de la zona de Confort y empezarás a notar resultados sorprendentes.

Los Desperdicios en áreas administrativas.

Lean Office ataca directamente lo que se llaman desperdicios. Y en las oficinas se manifiestan principalmente dos tipos de desperdicios:

1. Operativos:

• Las personas: La organización no está estructurada y no hace uso adecuado de todos su potencial humano
• Los procesos: Los procesos no llevan a los resultados esperados
• La información: La información no es precisa o no llega a tiempo.
• Los activos: Existe una incorrecta utilización del material y de la propiedad.

2. Organizativos:

• El Enfoque: Cualquier colaborador no sabe o no entiende que tiene que mejorar para alcanzar los objetivos de la organización.
• La estructura: Los procedimientos actuales no se orientan a la reducción de desperdicios.
• La implicación: No existe la preparación que indique el camino de lo que debe hacerse y cómo debe hacerse.
• La propiedad del trabajo: El colaborador no entiende ni se apropia de los procesos y los resultados.

¿Cómo se implementa Lean Office?

Lo primero es implicar a la Dirección y al personal en la planificación de cómo se va a implementar la herramienta. Tienen que apropiarse la herramienta y construir desde ahí.

Los esfuerzos de la implementación van dirigidos hacia el Cliente, se analizan los procesos y se mapean para identificar todas aquellas actividades que NO agregan valor.

Posteriormente, se realizan tareas para ELIMINAR todas las acciones que son desperdicios, lo que reduce de inmediato tiempos de respuestas, incrementa la calidad y satisface directamente a nuestros clientes.

Finalmente se estandarizan los procesos nuevos tomando como referencia las mejores prácticas administrativas Lean y se implementa la Mejora Continua para que sea un proceso que se revise de vez en cuando para siempre hacer mejoras.

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Kaizen se ha implementado en innumerables organizaciones en el mundo. Algunas de ellas han invertido mucho en perfeccionar para obtener mejores resultados. En éste artículo te compartiremos lo que es la herramienta Lean Six Sigma.

Como lo indica su nombre, Lean Six Sigma nace de la unión de dos herramientas: Lean Manufacturing y Six Sigma. Ambas son muy poderosas y cuando se unen generan resultados espectaculares para cualquier tipo de organización.
Pueden ser utilizadas en cualquier proceso, ya sea productivo, administrativo o de servicio.

En medio de la transformación digital, más empresas se están dando cuenta de la necesidad de mejorar sus procesos de negocios. Pero ¿por dónde empiezan? La respuesta es más simple de lo que piensas.

Origen de Lean Six Sigma.

Lo que comenzó en 1987 como una idea, despegó rápidamente y ahora es el estándar de la industria para mejorar los procesos de negocios.

Jabil Circuits en Florida implementó los llamados: Principios Lean Six Sigma.

El objetivo del equipo global de Lean Six Sigma de Jabil es crear una fuerza laboral de solucionadores de problemas, donde todos estén enfocados en impulsar continuamente mejoras en la calidad, la entrega y el costo.

Dar prioridad a Lean Six Sigma es una parte importante de la cultura de Jabil en todas sus plantas y en todos los departamentos funcionales, incluidos finanzas, desarrollo de negocios, desarrollo de productos, gestión de la cadena de suministro y otros.

Principios de Lean Six Sigma

En cinco sencillos pasos, una empresa puede ver aumentos significativos en el rendimiento y mejoras en las ganancias, la moral de los empleados y la calidad de los productos o servicios.

Ésta estrategia se conoce como Lean Six Sigma. El propósito es entregar valor a los clientes mediante la eliminación de todos los desperdicios, sobrecargas y variaciones de los procesos. Pero antes de que esto se pueda implementar, la compañía debe inculcar una cultura magra para sus empleados y encender su entusiasmo por hacer un cambio positivo.

1. Satisfacción total del cliente (Interno y Externo): Enfocar toda la organización para crear valor para el cliente, es decir, que no tenga problemas.
2. Velocidad: Produce solo lo que se necesita, cuando se necesita y en la calidad que se necesita. Hay que eliminar todo toque detiene la producción.
3. Calidad en el lugar de trabajo: Nunca pases un defecto. Haz visibles los problemas ¡SIEMPRE!
4. Mejora Continua: Elimina los desperdicios sin parar. Usa la solución de problemas observando los problemas en vivo.
5. Crea una cultura positiva. Desarrolla a la gente. Promueve el trabajo en equipo.

Certificaciones para Lean Six Sigma

Para fomentar la mejora continua, los diferentes niveles de la organización se someten a diferentes certificaciones Lean y Six Sigma: Shop Floor, Bronze, Silver, Champion o Black Belt.

• La certificación de la planta baja está diseñada para todos los empleados y proporciona un conocimiento Lean fundamental.
• La de Bronze proporciona información general sobre los principios, sistemas y herramientas de Lean Six Sigma para eliminar el desperdicio y es para supervisores, ingenieros, gerentes y directores.
• La Silver para gerentes desarrolla habilidades de liderazgo y un profundo conocimiento de los principios y herramientas de Lean Six Sigma.
• La certificación Champion es un programa de un día que permite a los líderes senior mejorar efectivamente las operaciones de gestión dentro de la empresa.
• El entrenamiento de Black Belt está dirigido a la gestión y desarrolla un conocimiento profundo de los principios de Six Sigma para reducir la variación.

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En la visión de muchas organizaciones es común leer: Ser líder en el mercado o tener procesos de clase mundial.
Sin embargo, en la mayoría de las ocasiones al preguntar a los directivos de las organizaciones cómo están establecidos sus procesos, no saben definir lo que es realidad los procesos de clase mundial.

No hay un estándar para trabajar y asegurar en verdad tener procesos de clase mundial.

Para competir a nivel mundo, las empresas requieren combinar políticas, prácticas y sistemas que eliminen el desperdicio y logren crear valor para el cliente.

El valor es percibido por los clientes como una combinación de costo, calidad, disponibilidad del producto, servicio, confiabilidad y tiempo de entrega. Una de las principales herramientas para eliminar los desperdicios y generar valor es el Método Kaizen.

Ser, o tener procesos de clase mundial significa que: la organización puede competir con éxito y lograr utilidades en un ambiente de competencia mundial, en este momento y seguir haciéndolo en el futuro.

Características de los Procesos de Clase Mundial:

1. La más alta CALIDAD. No solamente en el producto final, sino en las actividades dentro del proceso. La calidad es un compromiso.
2. Los procesos de clase mundial siempre trabajan por tener el precio más competitivo del mercado.
3. Procesos más simples. Las empresas de clase mundial tienen procesos de respuesta cortos y eficientes. Cada colaborador sabe lo que tiene que hacer y están bien definidos los roles.
4. El menor tiempo de respuesta. Cada proceso de la empresa trabaja para hacer las cosas en el mejor tiempo posible.

Caso Amazon.

Trabaja duro, diviértete, haz historia. Es el slogan corporativo de Amazon y nos deja en claro una de las características más destacables de la empresa: la ambición.

Amazon es una empresa que marca la vanguardia en diferentes aspectos de los modelos de negocio más rentables. Así como también líder en procesos de clase mundial.

La revista Expansión, detalló en su artículo: “Las claves del éxito de Amazon” que para ésta gran compañía hay ciertos pilares en sus procesos que la hacen única.

1. El Cliente en primer lugar.

«La firma siempre ha apostado por tener la fidelidad del cliente aunque en el corto plazo no fuera rentable. Al final, no dejan de vender cosas cotidianas, pero de una forma muy eficiente y competitiva», señala Philip Moscoso, profesor de Dirección de Producción, Tecnologías y Operaciones de IESE.

De hecho, uno de los mantras que ha repetido siempre Jeff Bezos define bien este pensamiento:«Obsesiónate por el cliente y no por los consumidores». François Nuyts hace hincapié en esta filosofía: «Buscamos precios competitivos, pensamos en cómo innovar, en hacer más sencilla la compra… Antes que considerar aspectos financieros, en esta empresa te tienes que preguntar qué puedes hacer mejor de cara al cliente«.

El resultado de ese enfoque han sido algunas innovaciones que ahora parecen habituales, pero que nacieron en Amazon y ayudaron a desarrollar el e-commerce tal y como lo conocemos: la evaluación de productos por los compradores, las listas de deseos, la compra en un clic, la facilidad para hacer devoluciones…Aunque todas estas cuestiones no son suficientes para explicar el éxito de la empresa sin contemplar otros dos de sus atributos: su enorme catálogo y el haber hecho un arte de la logística.

2. Más cosas más rápido.

Desde que Bezos vendiera en 1995 desde su garaje su primer libro -Fluid Concepts & Creative Analogies-, la oferta de Amazon no ha dejado de crecer. La empresa cuenta ahora con 32 tiendas diferentes y 285 millones de clientes, así como 132 millones de referencias físicas y otras 35 millones digitales sólo en Amazon.es, donde se añaden cada día una media de 68.000 productos nuevos.

Pero Amazon dejó hace mucho de ser una enorme tienda para convertirse en una plataforma que incluye retail (Amazon, Marketplace, BuyVIP, Zappos…), contenidos (Kindle, Fire, Fire TV, Game Studios…), servicios para empresas (Amazon Web Services) o publicidad (Amazon Media Group), entre otras líneas de negocio. La filosofía detrás de todas ellas es la misma: si quieres algo, Amazon lo tiene. Aunque la frase es incompleta si no añadiéramos: y te lo hará llegar rápido.

La logística es clave para la empresa, ya que ayuda a reducir uno de los puntos débiles del e-commerce respecto a las tiendas físicas, el tiempo que se tarda en tener el producto. «El cliente quiere un servicio completo, te dice dónde y cuándo lo quiere, y no le importa quién se lo lleve. Compra en Amazon y si algo falla, nosotros somos los responsables. Por eso, tenemos que controlar todo el proceso», señala Fred Pattje, director general de Operaciones de Amazon España. Este directivo señala los dos aspectos básicos para que la logística de la compañía funcione: procesos y capital humano. «Contamos con más de 300 métricas desde que el cliente hace su pedido hasta que lo recibe, y las revisamos cada día para afinar nuestros procesos.Dicho eso, el compromiso de las personas es igual de importante para que el cliente tenga al día siguiente su paquete», afirma.

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